அதிகம் பயன்படுத்தப்படாத எக்சல் வசதிகள்.-Excel Paste Special

     அலுவலகங்களில்  மைக்ரோ சாஃப்டின் பயன்பாட்டில் வோர்டும் எக்சல்லும் இன்றும் கோலோச்சுகின்றன என்பதை மறுக்க முடியாது. எத்தனையோ இலவச  ஆஃபிஸ் செயலிகள் இருந்தாலும் மைக்ரோசாஃப்ட் கொடுக்கும் வசதிகளை கொடுக்க முடிவதில்லை. எக்சல்லை பயன்படுத்துவது எப்போதுமே ஒரு ஆனந்தம். நம்மில் பலருக்கு அடிப்படை எக்சல் பயன்பாடுகள் தெரிந்தாலும் அதில் உள்ள எளிய  பயன்பாடுகளை பயன்படுத்துவதில்லை. சுற்றி வளைத்துத்தான் செய்வதைப்  பார்த்திருக்கிறேன். நானும்தான். ஆனால் தேவை மற்றும் ஆர்வத்தின் அடிப்படையில் அவ்வப்போது முயற்சிப்பது உண்டு. எக்சல் எனும் பிரம்மாண்டத்தில் எதையாவது புதிதாக கற்றுக் கொள்ள வாய்ப்பு இருந்து கொண்டே இருக்கிறது. இவ்வளவு நாள் இதை அறியாமல் இருந்தோமே என்று வெட்கப் பட்டதும் உண்டு. அப்படி ஒன்றுதான் இது
   ஒரு எக்சல் ஃபைலில் விவரங்கள் கீழே உள்ளவாறு இருந்தன ஆனால் சில மாவட்டங்களின் பெயர்கள்  ஒன்றின் கீழ் ஒன்றாக இல்லாமல் அதற்கு கிடையான அடுத்தடுத்த காலங்களில் இருந்தன ஆனால் அவை அனைத்தும் ஒரே காலத்தில் வரவேண்டும்.இதை அலுவலக எழுத்தர் ஒவ்வொரு மாவட்டமாக காப்பி செய்து முதல் காலத்தில் பேஸ்ட் செய்து கொண்டிருந்தார்.
    ”இத  ஈசியா செய்யறதுக்கு வழி இருக்கா?” என்றேன்  தெரியல என்றார்
நான் யோசித்தேன். இதில் விவரங்கள் குறைவு.  தனித்தனியாகக் கூட  செய்து விடலாம்.  ஆனால் 100 க்கும் மேற்பட்ட விவரங்கள் இருந்தால் என்ன செய்வது? அதற்கும் இதே முறையை கடைபிடித்தால் நீண்ட நேரம் ஆகுமே! நிச்சயம் எக்சல்லில் இதற்கான வழி இருக்கும். ஆனால் நமக்குத்தான் தெரிவதில்லை என்று நம்பினேன். சற்று முயற்சித்ததும் வழி கிடைத்தது. 

   இதுபோன்ற எளிய நுட்பங்களை அறிந்து கொள்ள சிலரேனும் விரும்பலாம். அவர்களுக்காகவே இந்தப் பதிவு. இது ஆசிரியர்கள் மாணவர்கள் எழுத்தர்களுக்கு டைப்பிஸ்டுகளுக்கு உதவியாக இருக்கும்.

   சரி எப்படி இதனை எளிதாகச் செய்வது என்று பார்க்கலாம்
கீழே மாவட்டங்களின் பெயர்கள் ஒன்றின் கீழ் ஒன்றாக இல்லாமல் அதற்கு கிடையாக வேறொரு செல்லில் இருக்கிறது
செய்ய வேண்டியது என்ன? மாவட்டங்களின் பெயர்களை ஒன்றின் கீழ் ஒன்றாக வரச் செய்ய வேண்டும்.  ஆனால் ஒவ்வொன்றாக காப்பி செய்யக் கூடாது.

 (இந்த ஃபைலை டவுன்லோட் செய்து முயற்சித்தும் பார்க்கலாம்)

       சாதரணமாக எக்சல்லில்  கண்டெண்ட்களை Ctrl+C மூலம் காப்பி செய்து Ctrl+V மூலம் பேஸ்ட்  செய்வோம் அப்படி செய்யும்போது ஏற்கனவே உள்ள செல்களில் உள்ளவை போய்விடும். ஒவ்வொன்றாக காப்பி செய்து காலி இடத்தில் நிரப்ப நேரம் அதிகம் எடுத்துக் கொள்ளும். இதனை எளிதாகச்  செய்ய  Paste Special  என்ற அதிகம் பயன்படுத்தப்படாத வசதியைப் பயன் படுத்தலாம் 

Step 1. District 2 காலத்தில் உள்ள அனைத்தையும் காப்பி  செய்ய வேண்டும்.

 2. District1 காலத்தில் அரியலூர் என்று உள்ள செல்லை ரைட் க்ளிக் செய்து பேஸ்ட்  ஸ்பெஷல் என்ற ஆப்ஷனை தேர்வுசெய்யவேண்டும்

3Past Special உள்ள Skip Blanks ஐ (டிக் மார்க்) Check செய்து ஓகே கொடுக்க வேண்டும்

4. பின்னர் District 2 காலத்தில் உள்ள அனைத்தும் இடது புறம் அதற்கு உள்ள காலி இடங்களில் பேஸ்ட் செய்யப்பட்டு விடும்  ஏற்கனவே உள்ளவையும் டெலிட் ஆகாமல் அப்படியே இருக்கும்

5.  இதே போல District 2 காலத்தில் உள்ளவற்றைத் தேர்வு செய்து அதே முறையில் காப்பி செய்து  District 1 இன் கீழ் வைத்து பேஸ்ட்  ஸ்பெஷல் மூலம் Skip Blanks செய்து ஓகே கொடுத்தால்  அவையும் ஒன்றன் கீழ் ஒன்றாக வந்து விடும் 

6. இப்போது தேவை இல்லாத இரண்டு காலங்களை டெலிட் செய்து விடலாம்.

மேலே சொன்னதை அப்படியே கீழே வீடியோ இணைப்பில் பார்க்கலாம்

     இன்னும் சற்று யோசித்த போது எனக்கு இன்னும் சில வழிகளும் புலப்பட்டன.   அவை என்னவாக இருக்கும் என்று தெரிந்தவர் கூறலாம் .