என்னை கவனிப்பவர்கள்

.உங்கள் மின்னஞ்சல் முகவரியை FOLLOW BY EMAIL பகுதியில் இடவும்.மூங்கில் காற்றின பதிவுகள் உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு வந்து சேரும்.TPF -வட்டி கணக்கிடுதல் விளக்கம்

திங்கள், 6 ஜூலை, 2020

அதிகம் பயன்படுத்தப்படாத எக்சல் வசதிகள்.-Excel Paste Special

Grouping worksheets in MS Excel | Philadelphia IT Company | IT ...

     அலுவலகங்களில்  மைக்ரோ சாஃப்டின் பயன்பாட்டில் வோர்டும் எக்சல்லும் இன்றும் கோலோச்சுகின்றன என்பதை மறுக்க முடியாது. எத்தனையோ இலவச  ஆஃபிஸ் செயலிகள் இருந்தாலும் மைக்ரோசாஃப்ட் கொடுக்கும் வசதிகளை கொடுக்க முடிவதில்லை. எக்சல்லை பயன்படுத்துவது எப்போதுமே ஒரு ஆனந்தம். நம்மில் பலருக்கு அடிப்படை எக்சல் பயன்பாடுகள் தெரிந்தாலும் அதில் உள்ள எளிய  பயன்பாடுகளை பயன்படுத்துவதில்லை. சுற்றி வளைத்துத்தான் செய்வதைப்  பார்த்திருக்கிறேன். நானும்தான். ஆனால் தேவை மற்றும் ஆர்வத்தின் அடிப்படையில் அவ்வப்போது முயற்சிப்பது உண்டு. எக்சல் எனும் பிரம்மாண்டத்தில் எதையாவது புதிதாக கற்றுக் கொள்ள வாய்ப்பு இருந்து கொண்டே இருக்கிறது. இவ்வளவு நாள் இதை அறியாமல் இருந்தோமே என்று வெட்கப் பட்டதும் உண்டு. அப்படி ஒன்றுதான் இது
   ஒரு எக்சல் ஃபைலில் விவரங்கள் கீழே உள்ளவாறு இருந்தன ஆனால் சில மாவட்டங்களின் பெயர்கள்  ஒன்றின் கீழ் ஒன்றாக இல்லாமல் அதற்கு கிடையான அடுத்தடுத்த காலங்களில் இருந்தன ஆனால் அவை அனைத்தும் ஒரே காலத்தில் வரவேண்டும்.இதை அலுவலக எழுத்தர் ஒவ்வொரு மாவட்டமாக காப்பி செய்து முதல் காலத்தில் பேஸ்ட் செய்து கொண்டிருந்தார்.
    ”இத  ஈசியா செய்யறதுக்கு வழி இருக்கா?” என்றேன்  தெரியல என்றார்
நான் யோசித்தேன். இதில் விவரங்கள் குறைவு.  தனித்தனியாகக் கூட  செய்து விடலாம்.  ஆனால் 100 க்கும் மேற்பட்ட விவரங்கள் இருந்தால் என்ன செய்வது? அதற்கும் இதே முறையை கடைபிடித்தால் நீண்ட நேரம் ஆகுமே! நிச்சயம் எக்சல்லில் இதற்கான வழி இருக்கும். ஆனால் நமக்குத்தான் தெரிவதில்லை என்று நம்பினேன். சற்று முயற்சித்ததும் வழி கிடைத்தது. 
   இதுபோன்ற எளிய நுட்பங்களை அறிந்து கொள்ள சிலரேனும் விரும்பலாம். அவர்களுக்காகவே இந்தப் பதிவு. இது ஆசிரியர்கள் மாணவர்கள் எழுத்தர்களுக்கு டைப்பிஸ்டுகளுக்கு உதவியாக இருக்கும்.
   சரி எப்படி இதனை எளிதாகச் செய்வது என்று பார்க்கலாம்
கீழே மாவட்டங்களின் பெயர்கள் ஒன்றின் கீழ் ஒன்றாக இல்லாமல் அதற்கு கிடையாக வேறொரு செல்லில் இருக்கிறது
செய்ய வேண்டியது என்ன? மாவட்டங்களின் பெயர்களை ஒன்றின் கீழ் ஒன்றாக வரச் செய்ய வேண்டும்.  ஆனால் ஒவ்வொன்றாக காப்பி செய்யக் கூடாது.


 (இந்த ஃபைலை டவுன்லோட் செய்து முயற்சித்தும் பார்க்கலாம்)

       சாதரணமாக எக்சல்லில்  கண்டெண்ட்களை Ctrl+C மூலம் காப்பி செய்து Ctrl+V மூலம் பேஸ்ட்  செய்வோம் அப்படி செய்யும்போது ஏற்கனவே உள்ள செல்களில் உள்ளவை போய்விடும். ஒவ்வொன்றாக காப்பி செய்து காலி இடத்தில் நிரப்ப நேரம் அதிகம் எடுத்துக் கொள்ளும். இதனை எளிதாகச்  செய்ய  Paste Special  என்ற அதிகம் பயன்படுத்தப்படாத வசதியைப் பயன் படுத்தலாம் 



Step 1. District 2 காலத்தில் உள்ள அனைத்தையும் காப்பி  செய்ய வேண்டும்.


 2. District1 காலத்தில் அரியலூர் என்று உள்ள செல்லை ரைட் க்ளிக் செய்து பேஸ்ட்  ஸ்பெஷல் என்ற ஆப்ஷனை தேர்வுசெய்யவேண்டும்



3Past Special உள்ள Skip Blanks ஐ (டிக் மார்க்) Check செய்து ஓகே கொடுக்க வேண்டும்


4. பின்னர் District 2 காலத்தில் உள்ள அனைத்தும் இடது புறம் அதற்கு உள்ள காலி இடங்களில் பேஸ்ட் செய்யப்பட்டு விடும்  ஏற்கனவே உள்ளவையும் டெலிட் ஆகாமல் அப்படியே இருக்கும்





5.  இதே போல District 2 காலத்தில் உள்ளவற்றைத் தேர்வு செய்து அதே முறையில் காப்பி செய்து  District 1 இன் கீழ் வைத்து பேஸ்ட்  ஸ்பெஷல் மூலம் Skip Blanks செய்து ஓகே கொடுத்தால்  அவையும் ஒன்றன் கீழ் ஒன்றாக வந்து விடும் 
6. இப்போது தேவை இல்லாத இரண்டு காலங்களை டெலிட் செய்து விடலாம்.

மேலே சொன்னதை அப்படியே கீழே வீடியோ இணைப்பில் பார்க்கலாம்




     இன்னும் சற்று யோசித்த போது எனக்கு இன்னும் சில வழிகளும் புலப்பட்டன.   அவை என்னவாக இருக்கும் என்று தெரிந்தவர் கூறலாம் . 

15 கருத்துகள்:

  1. பயனுள்ளதை விரிவாகப் புரிந்து கொள்ளும்படி பகிர்ந்தமைக்கு நல்வாழ்த்துகள்..

    பதிலளிநீக்கு
  2. இதில் விளையாடுவது எனக்கு மிகவும் பிடிக்கும்...

    பதிலளிநீக்கு
  3. சுவாரஸ்யமான தகவல்கள் ..இந்த excel பயன்பாடுகள் பல எனக்கு தெரியாது .....

    கற்றுக் கொள்ள வேண்டும்.

    பதிலளிநீக்கு
  4. மிகவும் பயனுள்ள பதிவு.  வேறு என்ன வழிகள் என்பதையும் நீங்களே சொல்லி விடலாம்.  

    பதிலளிநீக்கு
  5. எக்ஸெல் குறுக்கு வழிகள் எல்லாம் ஒரு இடத்தில அறியக் கிடைக்குமா?  ஃபார்முலாஸ் முதல் இது போன்ற எளிய ஷார்ட்கட்ஸ் எலிமுறையில் சொல்லித்தருவது போல...

    பதிலளிநீக்கு
  6. Word, Excel இரண்டிலுமே இப்படி நிறைய விஷயங்கள் இருக்கின்றன. என்றாலும், பலரும் அவற்றைப் பயன்படுத்துவதே இல்லை! இந்தப் பதிவின் வழி நீங்கள் சொன்ன விஷயங்கள் நன்று. ஒன்றிரண்டு முறை பயன்படுத்தி இருக்கிறேன்.

    பதிலளிநீக்கு
  7. காப்பி செய்து ctrl+alt+v Past Special திறக்கும்

    பதிலளிநீக்கு
  8. அலுவலகத்தில் கையாண்டுள்ளேன். இப்போது கூடுதல் வழிமுறைகளை அறிந்தேன்.
    தொடர்ந்து உங்கள் பதிவுகளை ஆவலோடு எதிர்பார்க்கிறேன்.

    பதிலளிநீக்கு
  9. அறிவை தேடுபவருக்கு நல்லதோர் பதிவு நன்றி.

    பதிலளிநீக்கு
  10. நாம ஒரு பதிவு போட்டோ இப்படி:

    இந்த சக்தி மசாலாவில் இஞ்சி பூண்டு பேஸ்ட் வந்தது மகளிருக்கு ரொம்ப நல்லதாப் போச்சி.. காலையிலேயே… கரெண்ட் இல்லையே என்று கதி கலங்க வேண்டாம்.

    சாதாரண பேஸ்ட் இவ்வளவு யூஸ்புல்லா (உங்களுக்கு வேறு ஃபுல் ஞாபகம் வந்தா அதுக்கு நான் பொறுப்பு அல்ல) இருந்தா…அதுவே..ஸ்பெஷல் தோசை மாதிரி… பேஸ்ட் ஸ்பெஷல் எப்படி இருக்கும்??…

    ஆமா… அது எங்கே கிடைக்கும்? ன்னு தேடாதீங்க… இதுவும் எக்செல்லில் தான் இருக்கு..

    ஏகப்பட்ட வசதிகள் அதில் இருந்தாலும்…நாம சில விஷயங்களை கொஞ்சம் பாக்கலாம்…

    சாதாரணமா நாம் Ordinary Paste தான் செய்வோம்…சில சமயங்களில் Paste Spl தேவைப்படும்..அப்போ அதை தேடி ஓடனும்..எப்போ தேவைபடும்??? எவனுக்குத் தெரியும்..நம்ம எதுக்கும் தயாரா இருப்போமே??

    உங்க Boss ஒரு பெரிய்ய Database குடுத்து Excel ல்ல அடிங்க என்றார்..Done…குஷியா வேலையை முடிச்சிட்டு mail அனுப்பி வச்சிட்டு, fb ல போகலாம்னு இருக்கும்போது…boss கிட்டெயிருந்து மெயில்…என்ன small letter போட்டே..எல்லாம் CAPITAL LETTERS ல வேணும்…

    Word ல் இருக்கும் Change Case வசதி எக்செலில் தரப்படவில்லை.. அப்போ CAPITAL ஆ எப்படி மாத்துவது?? அல்லது small letters ஆக்குவது எப்படி??

    ஒரு சின்னதா நான்கு பெயர்கள் எழுதுங்க…பிடிச்சமான நாலு பேரு:

    A1 ambika
    A2 suhashini
    A3 kajol
    A4 jothika.
    (இதெப் பாத்தே எனனோட வயசு தெரிஞ்சு போச்சா??)

    அதுக்கு அடுத்த Column B ல் CAPITAL தேவைக்கு, B1 ல் போயிட்டு =upper(A1) போடுங்க..CAPITAL வந்திருக்கும்..

    B1 வோட காதைப் பிடிச்சி (அதைத்தான் Fill Handle என்று நாகரீகமா பில்கேட்ஸ் பேர் வச்சிருக்கார்)…அப்பிடியே B4 வரைக்கும் கொண்டு வாங்க…எல்லாம் CAPITAL ஆயிருக்கும்..

    small க்கு மாத்தனுமா?? =lower() போட்டு வாங்குங்க… மொதோ லெட்டர் மட்டும் Capital வேணுமா?? அதுக்கும் வழி இருக்கு..=proper().

    சரி இதுலே பேஸ்ட் எங்கே வந்தது??? பொறுமை… பொறுமை… இனி வரும்…

    A1 to A4 சங்கதிகள்… அதான் பழசு தப்பா அடிச்சது, நமக்குத் தேவை இல்லைன்னு நீங்க delete பண்ணா…எல்லாம் பூட்டுக்கும்… அதாங்க…எல்லாம் ஒண்ணா காணாமப் போகும்…

    இப்போ தான் ஒரு சின்ன வேலை செய்யணும் நீங்க… இதை delete செய்யும் முன்னர் சின்னதா ஒரு சங்கதி… எதை மாத்தினீங்களோ…அதை select செய்ங்க…அதான்..B1 to B4 வரை.. copy செய்ங்க…( சுத்தி எறும்பு ஓடுமே??? அப்பொ சரி).. அங்கேயே இருந்தபடி right click செய்யுங்க…

    அப்பொத்தான் Paste Special கடவுள் தரிசனம் தருவார். (நல்ல வேளை…2003 க்கும் 2007க்கும் no change) அப்போ ஒரு window வரும். அதில் value செலெக்ட் செய்து OK சொல்லுங்க… போதும்..

    இனி நிம்மதியா..பழசை delete செய்யலாம்… என்ன Special நல்லா இருக்கா…?. இதே மாதிரி…எதாவது ஒரு payment details இருக்கு. எல்லாருக்கும் 50 ரூபா சேக்கணுமா?… சேக்கலாம்… அப்புறம் போன பாடத்தில் பாத்த validation ஐ தூக்கி நெறைய எடத்துக்கு போடணுமா? (ஆனா அந்த cell லிருக்கும் value போடாமல், வெறுமனே validation மட்டும் paste செய்யணுமா.?.. விடாதீங்க..கெட்டியா பிடிங்க..நம்ம Paste Special ஐ.

    வேறு எதைப் பற்றியாவது (எக்செலில் தான்) சந்தேகங்கள் இருந்தா… கேளுங்க… எனக்குத் தெரிஞ்சா..இந்த மாதிரி வியாக்யானம் செய்றேன்..

    உங்கள் ஆதரவுக்கு மிக்க நன்றி..

    பதிலளிநீக்கு
  11. https://andamantamilnenjan.wordpress.com/2011/11/04/%e0%ae%87%e0%ae%9e%e0%af%8d%e0%ae%9a%e0%ae%bf-%e0%ae%aa%e0%af%82%e0%ae%a3%e0%af%8d%e0%ae%9f%e0%af%81-%e0%ae%aa%e0%af%87%e0%ae%b8%e0%af%8d%e0%ae%9f%e0%af%8d-%e0%ae%aa%e0%af%87%e0%ae%b8%e0%af%8d/

    பதிலளிநீக்கு

நல்லதா நாலு வார்த்தை சொல்லுங்க !
கைபேசி எண் 9445114895